Accounts Payable စာရင္းေတြကို စာရင္းသြင္းပံု

စာရင္းကိုင္တိုင္း မသိမျဖစ္သိထားသင့္ေသာ အေျခခံ အေၾကြး၀ယ္ စာရင္းမ်ား

Accounts payable အေကာင့္ တစ္ခုရွိတဲ.အခါမွာ သင္ဟာ ေစ်းေ၇ာင္းသူ (vendors) ေတြဆီက ကုန္ေၾကြးစာရင္း Bills ေတြကိုသင္ရတဲ.အခါ သူတို.ကို သင္စာရင္းသြင္းပါတယ္။ ေအာက္ပါဇယားကေတာ့ ဘယ္လိုစာရင္းသြင္းလဲဆိုတာကိုျပပါတယ္၊ Office suppliers အသံုးစရိတ္ $1000 ကို Debit လုပ္ျပီး Accounts Payable $1000 ကို Credit လုပ္ပါတယ္၊ သင္ Office supplies ရံုးအသံုးအေဆာင္ ပစၥည္း $1000 ၀ယ္ခဲ့မယ္ဆိုရင္ စာရင္းကိုင္ software system ထဲကို ဒီလို သြင္းမွာပါ၊

 

(စာရင္းသြင္းျပီးေတာ့) ကုန္ေၾကြးစားရင္း Bill ကို ဘယ္လိုေပးမလဲ 

ကုန္ေၾကြးစားရင္း ကိုေပးတဲ.အခါမွာ Qiuckbooks စာရင္းကိုင္ software မွာ Accounts payable $1000 ကို Debit လုပ္ျပီးေတာ့ Cash account $1000 Credit လုပ္ပါတယ္။ Accounts payable အေပၚမွာ Credit လုပ္ျပီး အခု ကုန္ေၾကြးစာရင္းကို တကယ္ေပးတဲ.အခါ Debit လုပ္လုိက္တဲ.အတြက္ သူ.ရဲ.သက္ေရာက္မွုကေတာ့ ေက်သြားတဲ.အတြက္ သုညပါပဲ။

နားလည္ပါသလား၊ Accounts payable ေစ်းေရာင္းသူကို ေပးရန္တာ ၀န္ (liability) ကို ေပးရန္ ရွိတဲ.အခ်ိန္မွာသာ စာရင္းသြားပါတယ္။ ေအာက္က ပံုကေတာ့ အေၾကြးေပးရန္ရွိတာကို ေပးလိုက္တဲ. Journal ပါ၊

 

 QuickBooks software စာရင္းကိုင္ ကြန္ျပဴတာစနစ္ဟာ အေၾကြးစာရင္းေပးတဲ. အခါ (when pay accounts payable amount) ဘယ္ အေကာင့္ကို Credit လုပ္ရမလဲဆိုတာ လူက အေကာင့္ကိုေရြးေပးရပါတယ္၊ အေၾကြးစာရင္ Bill ေပးဖို. ခ်က္ (Cheque) ေရးေပးတဲ.အခါ သင္ ဘယ္အေကာင့္လဲဆိုတာ သိႏိုင္ပါတယ္၊ အခ်ိဳ. Company မွာ Cash လို. ေခၚတဲ. Bank accounts ေတြ သံုး၊ ေလးခု ဖြင့္ထားလို.ပါပဲ။ ဘယ္ အေကာင့္ထဲက ထုတ္သံုးလုိက္တာလဲဆိုတာ သိဖို.လိုပါတယ္။ 

Accounts payable Method ဟာ Expense ဆိုတဲ. ကုန္က်စရိတ္ကို ကုန္က်စရိတ္ ျဖစ္ပြားခ်င္းခ်င္း စာရင္းသြင္းပါတယ္။ ေစ်းေရာင္းသူကို အေၾကြးရွင္းေတာ့မွာ စာရင္းသြင္းတာမဟုတ္ပါဘူး။

ဒီဥပမာ ေတာ့ Office Supplies က အသံုးစရိတ္ ျဖစ္ျပီး Debit ျဖစ္ပါတယ္၊ ဒါေပမဲ. Printer ေခၚ ပံုႏိွပ္စက္တစ္လံုး၀ယ္မယ္ဆို ရင္ Debit က Asset Account လို.ေခၚတဲ. ပိုင္ဆိုင္မွု အေကာင္းကို Debit လုပ္ရမွာ (office supplies က အသံုးစရိတ္ အေကာင့္ကို Debit လုပ္တာျဖစ္ပါတယ္) ျဖစ္ပါတယ္၊ အေျပာင္းအလဲက ဒီေလာက္ေလးပဲရွိႏိုင္ပါတယ္။ 

တကယ္လို. Office supplies ကို Account Payable account မသံုးပဲ ဘယ္လို စာရင္းသြင္းမလဲ လုပ္ျပႏိုင္မလား?။ Office supplies အတြက္ $1000 သံုးပါတယ္၊ Quickbooks software က Office Supplies Expenses $1000 ကို Debit လုပ္ျပီး၊ သင္ Cheque $1000 ေရးျပီး ေပးလိုက္တဲ.အခါမွာ Cash အေကာင့္ကို Credit လုပ္ပါတယ္၊ Cheque ေရးတဲ.ေရရာမွာ ဘယ္အသံုးစရိတ္အေကာင့္ကို Debit လုပ္မွာလဲဆိုတာပါ (or) ဘာအတြက္သံုးတာလဲ ဆိုတာပါ သင္ သက္ေသျပပါတယ္ (သိႏိုင္ပါတယ္)။ 

Printer ေခၚ ပံုႏိွပ္စက္ေတြကိုေတာ့ ပိုက္ဆံ တိုက္ရိုတ္ေပးတာ မ်ားေတာ ပံုႏိွပ္စက့္ Asset အေကာင့္ကို Debit လုပ္ျပီး Cash အေကာင့္ကို Credit လုပ္ပါတယ္။ ဒီေကာင္ဟာ အေၾကြး၀ယ္တာ မဟုတ္ဘဲ လက္ငင္း cheque ေရး ေငြရွင္းလို. Cash အေကာင့္ကို Credit လုပ္တာပါ။

Accounting software (၀ါ) စားရင္းကိုင္ Software

Today, I would like to talk about accounting software. Both small businesses and big companies use accounting software in developed and emerging nations. MYOB and Quickbooks are some popular accounting software for SME (small and medium enterprises). SAP is an accounting software for multi-national companies and can be extremely complex. In this IT age, accountants who knows nothing about them can be a big problem indeed.

ဒီေန.ေတာ့ စာရင္းကိုင္ လုပ္ငန္းအတြက္ တိုးတက္တဲ.၊ တိုးတက္ဆဲ ႏိုင္ငံေတြမွာ စီးပြားေရးလုပ္ငန္း အေသးေတြေကာ အၾကီးေတြေကာ သံုးၾကတဲ. စားရင္းကိုင္ software အေၾကာင္းနဲနဲ မိတ္ဆက္ေပးလိုက္ပါတယ္။ MYOB and Quickbooks ေတြကေတာ့ SMEs လို.ေခၚေတာ့ အေသးစားနဲ. အလတ္စား စီးပြားလုပ္ငန္းေတြမွာ လုပ္ကိုင္လိုသူတိုင္းတတ္ထားသင့္တဲ. software ေတြပါ။ Youtube မွာ လုပ္ပံုလုပ္နည္းေတြ အနဲငယ္၊ ဒါမ မဟုတ္ စာအုပ္နဲ. CD ၀ယ္ျပီးလဲ ကိုယ္ဘာသာ ေလ့က်င့္ႏိုင္ပါတယ္။

SAP ဆိုတဲ. Software ကေတာ့ ႏိုင္ငံတစ္ကာ မွာ company ခြဲေတြရွိတဲ. အၾကီးစား company ေတြသံုးပါတယ္။ IT ေခတ္မွာ ဒီ software မသံုးတတ္သူေတြဟာ အလုပ္ခြင္ မွာ အၾကီးစား စိန္ေခၚမွဳေတြ တပံုၾကီးနဲ. ၾကံဳၾကိဳက္ရမွာပါ။ SAP စနစ္ က အေတာ္ ၾကယ္ျပန္.သလို ရွဳပ္ပါတယ္။ 

 ဒီ ေအာက္က MYOB software ကေတာ့ Purchases and Sales Command ေတြကိုဘယ္လိုသံုးရမလဲ။ Banking Command ကို ဘယ္လိုသံုးရမလဲ ဆိုတာေျပာျပထားပါတယ္။ Not for profit company ကေတြက အလွဴေငြ ေပၚမွဳတည္ျပီး ၀င္ေငြရတဲ.အတြက္ Sales Command ကိုမသံုးၾကပါဘူး။ Banking Command က Receive money ကိုပဲသံုးၾကပါတယ္။ ဒီမွာ software အေၾကာင္းေလးသိထားဖို. က Purchase Register မွာ ၀ယ္တဲ.ဟာကို စရင္းသြင္းရင္ ပိုက္ဆံ ေပးတဲ.အခါၾကလဲ Purchases Command ေအာက္က Pay Bill ဆိုတာကို သံုးျပီးေပးဖို.တာ။ အဲလုိမွ မဟုတ္ရင္ေတာ့ အေကြ်း၀ယ္ထားတာေတြ မေပးရေသးဘူးလို.ပဲ software ကျပေနမွာပါ။ (Banking Command ေအာက္မွာလဲ Spend money ဆိုတာရွိေနေတာ့အတြက္ အဲဒီေကာင္နဲ. Purchases Bill ေတြကို မေပးဖို. software နဲ.သေဘာတရား ေလးတစ္ခုကို ရွင္းျပထားတာပါ။

Company အသစ္ File နဲ. Chart of Accounts ကို Quickbooks မွာဘယ္လို ဆြဲသလဲဆိုတာ အပုိင္း (၁) ေအာက္မွာ ေျပာျပထားတာပါ။ 

 

Cash basis or Accrual basis accounting နဲ. အခြန္

Betty is a barrister who received $110,000 in fees during the current income year (80% relate to serivces provided during the current year and 20% related to services provided in the previous year). Betty is owed $33,000 in fees from clients who have not paid their bills for work she completed this year.

How much income has Betty derived this year?

ဘတ္တီ က ေရွ.ေနတစ္ေယာက္ပါ။ လက္ရွိႏွစ္မွာ ၁၁၀၀၀၀ အလုပ္က ေငြ၀င္ရပါတယ္၊ ၈၀ ရာခိုင္ႏွုန္းက လက္ရွိႏွစ္၇ဲ. ၀န္ေဆာင္မွုနဲ.ဆိုင္ပါတယ္၊ ၂၀ ရာခိုင္ႏွိုင္းကေတာ့ အရင္နွစ္က ၀င္ေဆာင္မွုေဆာင္မွုေၾကာင့္ရတဲ.ေငြပါ၊ ဘတ္တီ က အေၾကြးရ စရာ ၃၃၀၀၀ လဲရွိပါေသးတယ္၊ အဲဒီ ၃၃၀၀၀ ကေတာ့ အခုႏွစ္ ေရွ.ေနလိုက္ေပးတဲ.အတြက္ ရစရာရွိတာပါ၊

ေမးခြန္းက ေအာ္စေတးရီးယား အခြန္ေက်ာင္းသားေတြ.အတြက္ ေမးခြန္းပံုပါ၊ ဘတ္တီ ဒီႏွစ္ ၀င္ေငြဘယ္ေလာက္ derive လုပ္လိုက္သလဲ။

ပထမ လုပ္ရမွာကေတာ့ ဘတ္တီဟာ Cash basis accounting or accrual accounting ဘယ္ accounting method ကို သူ.သံုးသင့္သလဲ ျဖစ္ပါတယ္။ ဘတ္တီဟာ သူ. အလုပ္မွာ သူတစ္ေယာက္ထဲ အလုပ္လုပ္တာ (အျခား ေရွ.ေနေတြ မရွိပါ) ျဖစ္ပါတယ္၊ ဒါေၾကာင့္ Cash (or receipts) accounting နည္းကို သံုးရမွာျဖစ္ပါတယ္၊ Firstenberg Case အရ တစ္ေယာက္ထဲ လုပ္ငန္း မ်ားဟာ Cash basis accounting ကိုသံုးရမွာ ျဖစ္ပါတယ္၊ Cash basis accounting ဆို တာ က ပိုက္ဆံကို ရတဲ.အခါမွာ ၀င္ေငြအျဖစ္သတ္မွတ္တာပဲျဖစ္ပါတယ္၊ ဒါေၾကာင့္ သူရခဲ.တဲ. ၁၁၀၀၀၀ ဟာ ၁၉၇၇ခုႏွစ္ အခြန္ဥပေဒ s6-5 of ITAA1977 အရ dervied လုပ္တယ္လို. ဆိုလိုႏိုင္ပါတယ္ (၂၀ရာခိုင္ႏွုန္းက အရင္ ႏွစ္က ၀န္ေဆာင္မွုအတြက္ အခုႏွစ္မွာ ရတာပါ၊ ဒါေပမဲ. cash basis accounting ကို သံဳးရတဲ. အတြက္ အဲဒါဟာ ဒီေနရာမွာ ဘာမအသံုးမ၀င္ မသက္ဆိုင္ပါဘူူး။)။ ျပီးေတာ့ ၃၃၀၀၀ ဟာလဲ Cash basis accounting သံဳးတဲ.အတြက္ေၾကာင့္ ၀င္ေငြအျဖစ္ derived လုပ္တယ္လို. သတ္မွတ္လို. ရမွာမဟုတ္ပါဘူး။

(ဒါေၾကာင့္ ဘတ္တီကို ၁၁၀၀၀၀ ေပၚမွာပဲ အခြန္ေကာင္ရမွာ ျဖစ္ပါတယ္၊ Tax accountant မ်ားအတြက္ စိတ္၀င္စားသူမွား အတြက္ နဲနဲျဖစ္ျဖစ္ ဗဟုသုတ နားရင္ မယ္လို.ေမွ်ာ္လင့္ပါတယ္၊ ဒီေနရာမွာ ေရွ.ေန အေယာက္ ၂၀ လုပ္တဲ. ၀န္ေဆာင္မွဳလုပ္ငန္းမိုလို. Accrual accounting ကိုသံုးရမယ္ဆိုရင္ေကာ၊ ဘယ္ေလာက္ derived လုပ္လဲဆိုတာ သင္ေျပာျပႏိုင္မလား?။)